Dasar Hukum

Perdirjen perbendaharaan No. PER-58/PB/2013 tentang pengelolaan Data Suplier dan Data kontrak dalam sistem perbendaharaan dan anggaran negara.

Ketentuan pendaftaran data supplier

Pendaftaran supplier ke KPPN Banda Aceh mengacu pada PER-58/PB/2013 yang mengatur tentang supplier dan kontak, dimana terdapat elemen elemen yang pokok (mandatory) yang harus terinput dengan benar, sehingga apabila tidak sesuai akan tertolak oleh sistem SPAN.

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

1. Untuk supplier tipe 3 dan tipe 6, tidak dapat menggunakan nomor rekening yang sama. Apabila rekening sudah terdaftar di tipe 3, maka tidak dapat dilakukan pendaftaran di tipe 6.hal tersebut juga berlaku sebaliknya.solusinya adalah membuka rekening pegawai yang baru.
2. Pendaftaran supplier ke SPAN dilakukan secara otomatis pada saat satker menyampaikan ADK SPM atau ADK kontrak ke KPPN.
3. Laporan pendaftaran supplier dan laporan penolakan informasi supplier akan dikirimkan secara otomatis oleh SPAN ke alamat emailyang dicantumkan pada data supplier yang didaftarkan. Oleh karena itu pastikan alamat email yang direkam pada referensi supplier di aplikasi SAS adalah benar.
4. Laporan pendaftaran supplier wajib dilampirkan pada saat pengajuan SPM Ke KPPN oleh satker.

Perubahan Data supplier

Perubahan supplier dapat dilakukan melalui mekanisme sebagai berikut:

1. Pendaftaran data supplier melalui SPM Dummy atau ADK kontrak.
2. Perubahan data supplier melalui surat permohonan

Mekanisme pendaftaran data supplier melalui SPM Dummy dan Pendaftaran kontrak :

1. SPM dummy bernilai RP.1,- dengan program,kegiatan,output dan akun apapun, yang diperlukan hanya untuk pendaftaran supplier
2. Membawa hardcopy SPM yang telah di tanda tangani PP SPM
3. Membawa ADK SPM yang telah injek PIN PPSPM
4. SPM diajikan Ke FO pencairan dana KPPN Banda Aceh

Mekanisme perubahan data supplier melalui surat permohonan :

• Membuat surat permohonan perubahan supplier (sesuai format dalam PER-58/PB/2013
• Melampirkan Nomor register Supplier (NRS) yang sudah terdaftar pada KPPN
• Melampirkan :

1. Fotokopi/scan surat keterangan domisili perusahaan/akta pendirian badan usaha;
2. Fotokopi/scan rekening koran bank;
3. Fotokopi/scan NPWP untuk perubahan NPWP
4. Atau data lainnya yang dapat mendukung untuk perubahan supplier

Penonaktifan supplier

Penonaktifan data supplier dilakukan apabila terdapat kesalahan data supplier yang mengharuskan penonaktifan data supplier yang mengharuskan penonaktifan data supplier atau terdapat informasi rekening pegawai yang tidak lagi digunakan untuk pembayaran,misalnya ganti nomor rekening atau mutase jabatan. Penonaktifan data supplier dari satker atau dari laporan audit supplier yang dihasilkan oleh sistem aplikasi SPAN.

Pengajuan penonaktifan supplier dapat dilakukan melalui mekanisme sebagai berikut :

• Surat permintaan penonaktifan supplier dibuat sesuai format PER-58/PB/2013, yaitu :

1. Lampiran XI untuk supplier Tipe 3 (pegawai)
2. Lampiran XIII untuk supplier selain tipe 3 (pegawai)

• Laporan audit sistem yang dihasilkan oleh aplikasi
• Melampirkan NRS yang telah terdaftar

Penggabunagan (Merge) Data Supplier

Penggabungan (merge) data supplier dilakukan apabila terdapat duplikasi informasi pokok supplier yang telah dilakukan pembayaran .jika belum ada pembayran, cukup dilakukan penonaktifan supplier saja. Penggabungan data supplier dilakukan atas dasar permintaan dari satker yang disampaikan ke KPPN menggunakan format lampiran XIV. Penggabungan data supplier dilaksankan oleh unit khusus pengelolaan data supplier atas surat yang diajukan oleh satuan kerja.

Contoh supplier yang akan dilakukan Marge :

• CV.wis angel (dengan titik), NRS : 111123 telah dibayarkan uang muka atas kontrak nomor : 00001 ke rekening bank mandiri
• CV wis angel (tanpa titik), NRS :123543, telah dibayarkan uang muka atas kontrak nomor : 00001 ke rekening Bank mandiri.
• Atas duplikasi tersebut,satker harus melakukan penggabungan data supplier ke data yang di anggap paling benar. Tanpa titik atau dengan titik.setelah penggabungan data supplier kepada satker sesuai format lampiran XV.

Syarat pengajuan penggabungan (marge) supplier :

• Membuat surat permohonan marge supplier sesuai format lampiran XIV dalam PER-58/PB/2013
• Melampirkan NRS yang telah terdaftar
• Perubahan data supplier yang sudah terdaftar pada SPAN dapat dilakukan dengan mengajukan surat permintaan perubahan data supplier sesuai format lampiran VII PER-58/PB/2013 dengan melampirkan :

1. Fotokopi/scan surat keterangan domisili perusahaan/ akta pendirian badan usaha;
2. Fotokopi/scan rekening koran bank;
3. Fotokopi/scan NPWP untuk perubahan NPWP

Pengaktifan Kembali data supplier

Pengaktifan data supplier dimungkikan terjadi apabila ada pegawai yang bekerja/dimutasikan Kembali ke satker lama.

Contoh :

• Nayra bekerja di satker A dari tahun 2016 sampai 2016 sampai dengan 2019
• Pada awal tahun 2020, nayra dimutasikan ke satker B.sehingga akan terbit SKPP dan penonaktifan supplier ybs di satker A
• Pada awal tahun 2021, nayra Kembali dimutasikan dari satker B ke satker A(satker lama)
• Maka Supplier nayra di KPPN mitra kerja satker A harus diaktifkan lagi jika nayra masih ingin menggunakan rekening lama.

Syarat pengaktifan Kembali supplier :

1. Membuat surat permohonan pengaktifan Kembali supplier Tipe 3 (pegawai)
2. Melampirkan NRS yang telah terdaftar

Blangko

DATA SUPLIER

1.Perubahan Banyaknya Termin Data Kontrak (SPAN)

2.Pembatalan Data Kontrak (SPAN)

3.Perubahan Supplier Tipe 3 (Pegawai)

4.Perubahan Supplier  SELAIN Tipe 3 (Pegawai)

5. Penonaktifan Supplier Tipe 3 (Pegawai) 

6.Penonaktifan Supplier SELAIN Tipe 3 (Pegawai)

7.Pengaktifan Kembali Supplier Tipe 3 (Pegawai)

8.Penambahan Informasi Supplier

9.Penggabungan (Merge) Supplier