Dengan jumlah satker mencapai 575 -merupakan yang terbanyak di Indonesia, bisa dipastikan Seksi Vera KPPN Banda Aceh menjadi yang tersibuk se-Indonesia. Namun demikian, sebagai wujud integritas dan profesionalisme, pegawai di Seksi Vera selalu berusaha memberikan pelayanan yang terbaik, cepat, dan akurat. Seksi Vera KPPN Banda Aceh 'diperkuat' oleh 6 (enam) orang sumber daya manusia, yang terdiri dari 1 (satu) orang kepala Seksi; 2 (dua) orang pegawai yang bertugas sebagai front officer; 1 (satu) orang melayani rekonsiliasi via email; 1 orang petugas middle office; dan 1 orang pegawai kontrak harian.
Hanya ada 2 (dua) orang pegawai yang bertugas sebagai front officer dirasakan masih sangat kurang, apalagi proses rekonsiliasi telah menggunakan Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) yang sepenuhnya bergantung pada kondisi jaringan. Rata-rata waktu yang habis digunakan untuk melakukan sekali proses rekonsiliasi adalah sekitar 5 (lima) menit dalam kondisi jaringan normal, selebihnya bisa mencapai 10 menit, 15 menit, atau bahkan 30 menit; bahkan terkadang jaringan putus total. Bila kondisi putus jaringan ini terjadi, biasanya petugas Seksi Vera akan mulai melakukan proses pengumpulan Arsip Data Komputer (ADK) untuk diproses kemudian. Inilah salah satu alasan pegawai Seksi Vera KPPN Banda Aceh harus lembur hingga malam hari.
Karena proses rekonsiliasi cukup memakan waktu, pikiran, dan tenaga, hendaknya para petugas satker memeriksa dan menginput data dengan benar untuk menghindari terjadinya kesalahan pada laporan hasil rekonsiliasi. Perlu digarisbawahi bahwa semua layanan di Seksi Vera KPPN Banda Aceh menggunakan nomor antrian, sehingga walaupun satker 'hanya' memperbaiki hasil rekonsiliasi, tetap saja harus menunggu giliran dipanggil kembali. Hal ini untuk menjaga ketertiban dan menghindarkan adanya petugas satker yang menunggu terlalu lama.
Dikarenakan jumlah satker yang terlalu banyak, mungkin hanya Seksi Vera KPPN Banda Aceh yang menggunakan metode 'bergiliran', artinya dari jumlah 575 satker tersebut, masing-masing mendapat giliran rekonsiliasi pada hari kerja tertentu setiap awal bulan (tanggal 1 s.d. 10). Hal ini untuk mengantisipasi terjadinya antrian yang membludak dan demi kenyamanan bersama. Seksi Vera juga menyediakan inovasi layanan rekonsiliasi via email yang ditujukan khusus untuk satker yang berada di luar Kota Banda Aceh dan Kabupaten Aceh Besar, sehingga petugas satuan kerja di luar wilayah tersebut tidak perlu mengantri dan cukup mengirimkan ADK rekonsiliasi dan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Bendahara melalui surat elektronik ke alamat yang telah ditentukan dengan format subjek sebagai berikut : REKON, PERIODE, KODE SATKER. Contoh : REKON, AGUSTUS 2015, KD.025.04.587800. Bagi satker yang melakukan rekonsiliasi ulang via email karena ada perbaikan atau terdapat ketidaksamaan data, maka wajib memberi subjek dengan format : REKON ULANG KE-..., PERIODE, KODE SATKER. Contoh : REKON ULANG KE-1, AGUSTUS 2015, KD.025.04.587800.
Mekanisme Rekonsiliasi Laporan Keuangan di KPPN Banda Aceh
Sesuai Pasal 3 Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia nomor 210/PMK.05/2013, laporan keuangan yang disusun oleh Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran (UAKPA) dan Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran Bendahara Umum Negara (UAKPA BUN) wajib dilakukan rekonsiliasi sebelum disampaikan kepada unit akuntansi di atasnya untuk tujuan penggabungan. Rekonsiliasi dilakukan antara UAKPA dan UAKPA BUN dengan Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran Bendahara Umum Negara Tingkat Daerah (UAKBUN-D)/KPPN setiap bulan dengan melampirkan laporan pertanggungjawaban bendahara.
Adapun mekanisme rekonsiliasi di Seksi Vera KPPN Banda Aceh adalah sebagai berikut :
1. Petugas satker menyampaikan ADK rekonsiliasi laporan keuangan yang terdiri dari ADK LPJ dan ADK laporan keuangan yang berasal dari Aplikasi Sistem Akuntansi Instansi Berbasis Akrual (SAIBA), baik melalui loket maupun email;
2. Petugas Seksi Vera KPPN Banda Aceh akan mengunggah ADK rekonsiliasi ke alamat File Transfer Protocol (FTP) yang telah ditentukan melalui komputer non-SPAN (existing);
3. Selanjutnya ADK tersebut akan disalin ke komputer SPAN untuk kemudian diunggah dan diproses melalui Aplikasi SPAN untuk Rekonsiliasi;
4. Hasil dari proses rekonsiliasi tersebut diunggah kembali ke alamat FTP yang telah ditentukan untuk kemudian diunduh kembali melalui komputer existing;
5. Jika hasil rekonsiliasi laporan keuangan antara satker (SAI) dan KPPN (SPAN) telah sama dan/atau benar, maka petugas Seksi Vera akan memberikan Tanda Terima Rekonsiliasi dan Check List Kelengkapan Berkas yang dihasilkan melalui Aplikasi Sistem Informasi Rekonsiliasi (SIR) yang merupakan inovasi dari KPPN Banda Aceh. Jika masih terdapat kesalahan, maka petugas satker harus melakukan rekonsiliasi ulang;
6. Berkas hasil rekonsiliasi laporan keuangan yang telah sama dan/atau benar disampaikan kembali ke Seksi Vera KPPN Banda Aceh dilengkapi dengan Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) yang telah ditandatangani oleh pejabat penanggungjawab rekonsiliasi.
Seperti diuraikan di atas, satker yang tidak/terlambat melakukan rekonsiliasi laporan keuangan, dikenakan sanksi administratif berupa penolakan/pengembalian Surat Perintah membayar (SPM) yang telah diajukan, kecuali SPM-LS Belanja Pegawai (Jenis Belanja 51), SPM-LS kepada pihak ketiga (selain pembayaran kepada Bendahara), dan SPM Pengembalian.
Hal-hal Detil yang Perlu Diperhatikan demi Kelancaran Proses Rekonsiliasi Laporan Keuangan
Mengingat proses rekonsiliasi laporan keuangan menggunakan SPAN sepenuhnya bergantung pada kondisi jaringan internet (daring), hendaknya beberapa hal detil berikut perlu diperhatikan dan dilaksanakan agar pelaksanaan proses rekonsiliasi tidak perlu berulang-ulang dan memakan lebih banyak waktu, tenaga, dan pikiran :
1. Perangkat Universal Serial Bus (USB) atau flash disc yang digunakan sebaiknya disediakan khusus untuk keperluan rekonsiliasi yang di dalamnya hanya berisi ADK LPJ dan ADK rekonsiliasi SAIBA. Hal ini untuk menghemat waktu saat melakukan pemindaian oleh perangkat anti-virus yang terpasang di komputer Seksi Vera. Disarankan juga, setiap flash disc yang digunakan telah melewati pemindaian melalui loket khusus untuk pemindaian flash disc yang terletak di sebelah loket Customer Service Officer (CSO);
2. Petugas rekonsiliasi hendaknya meneliti dengan seksama dan melakukan input data dengan benar sesuai dokumen sumber untuk menghindari terjadinya kesalahan atau data tidak sama, sehingga tidak perlu terjadi proses rekonsiliasi yang berulang-ulang;
3. Khusus untuk transaksi penerimaan negara yang disetorkan langsung melalui bank atau kantor pos, petugas satker sebaiknya memeriksa kembali output atau tanda terima yang diberikan oleh pihak bank dan/atau kantor pos : pastikan telah benar untuk menghindari adanya perbedaan data saat proses rekonsiliasi;
4. Demi kelancaran pelaksanaan rekonsiliasi, hendaknya petugas satker melakukan rekonsiliasi tepat waktu dan sesuai jadwal giliran rekonsiliasi yang telah ditetapkan. Kami ingatkan kembali, untuk rekonsiliasi periode jamak atau lebih dari 2 (dua) periode, hanya akan dilayani setelah batas terakhir rekonsiliasi (setelah tanggal 10 setiap bulan);
5. Pastikan saat melakukan rekonsiliasi laporan keuangan ke KPPN Banda Aceh, ADK LPJ juga diserahkan. Permintaan rekonsiliasi tanpa dilengkapi dengan ADK LPJ tidak akan dilayani;
6. Khusus untuk petugas satker yang melakukan proses rekonsiliasi ulang karena kesalahan, pastikan setelah memperbaiki data, mem-posting ulang dan menyerahkan kembali ADK rekonsiliasi periode yang terdapat kesalahan. Misal : Saat rekonsiliasi periode bulan Agustus 2015, ditemukan kesalahan pada periode bulan Juli 2015, maka petugas rekonsiliasi satker harus menyampaikan ulang ADK periode bulan Juli 2015 yang telah diperbaiki dan menyampaikan ulang ADK bulan Agustus 2015. Hal yang sama berlaku untuk petugas satker yang mengirimkan ADK rekonsiliasi ulang via email. Pengiriman kembali ADK periode berjalan (dalam hal ini bulan Agustus 2015) digunakan sebagai penanda untuk rekonsiliasi periode berjalan. Disarankan petugas satker menunjukkan hasil cetakan rekonsiliasi yang salah kepada petugas rekonsiliasi di loket Seksi Vera KPPN Banda Aceh.
Meskipun terdapat keterbatasan dalam hal prasarana dan jumlah sumber daya manusia, namun Seksi Vera KPPN Banda Aceh selalu berusaha memberikan pelayanan yang terbaik kepada stakeholders, termasuk meningkatkan mutu pelayanan, sehingga diharapkan mampu mewujudkan laporan keuangan pemerintah yang akuntabel dan berkualitas.
Selamat datang di Seksi Vera KPPN Banda Aceh, satu yang tersibuk di seluruh penjuru negeri.
