Mengelola Uang Muka Kerja: Mitigasi Risiko bagi Bendahara Pengeluaran

Oleh : Pembina Teknis Perbendaharaan Negara Terampil -  KPPN Kotabumi

Dalam setiap organisasi, Bendahara memegang peranan krusial, bukan hanya sekadar sebagai "pemegang kunci brankas", bendahara adalah manajer arus kas yang memastikan roda aktivitas operasional satuan kerja tetap berputar. Menjadi bendahara menuntut integritas tinggi dan ketelitian yang tajam. Kesuksesan seorang bendahara tidak hanya dilihat dari kemampuannya menyimpan uang, tetapi dari kemampuannya dalam pengelolaan uangan dan menyajikan laporan yang transparan, akuntabel, dan tepat waktu.

Pada pelaksanaan operasional satuan kerja (satker) pemerintah, tidak semua pembayaran dapat dilakukan secara langsung (LS) kepada pihak ketiga. Adanya kegiatan lapangan, perjalanan dinas atau kebutuhan mendesak, menuntut fleksibilitas dalam penggunaan anggaran. Di sinilah peran Uang Muka Kerja menjadi instrumen vital yang dikelola oleh Bendahara Pengeluaran.

Uang Muka Kerja adalah sejumlah uang yang diberikan oleh Bendahara Pengeluaran kepada Pelaksana Kegiatan (PNS/Anggota TNI/POLRI) untuk membiayai kegiatan yang tidak dapat dibayarkan langsung oleh Bendahara. Uang ini bersumber dari Uang Persediaan (UP) atau Tambahan Uang Persediaan (TUP) yang dikelola Bendahara.

Uang muka bukanlah "pendapatan" bagi pelaksana kegiatan, melainkan amanah dana negara yang statusnya masih merupakan uang negara sampai dengan dipertanggungjawabkan (disahkan) melalui bukti-bukti pengeluaran yang sah.

Berdasarkan ketentuan dalam PMK No. 230/PMK.05/2016, pemberian uang muka diatur sebagai berikut :

• Pengajuan Surat Perintah Bayar (SPBy): Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menerbitkan SPBy yang ditujukan kepada Bendahara Pengeluaran. Bendahara melakukan pengujian terhadap SPBy tersebut, meliputi, ketersediaan dana pada DIPA/POK, kebenaran perhitungan dan kesesuaian dengan peruntukan kegiatan.
• Penyerahan Uang: Setelah diverifikasi, Bendahara menyerahkan uang tunai atau melakukan transfer melalui Internet Banking (CMS) kepada penerima uang muka.
• Pencatatan pada SAKTI: Bendahara merekam transaksi ini pada Modul Bendahara SAKTI sebagai "Pemberian Uang Muka". Transaksi ini akan mengurangi saldo kas di Bendahara namun belum dianggap sebagai belanja negara sampai bukti pengeluaran diserahkan.

Terkait dengan pemberian uang muka tersebut, Bendahara Pengeluaran memiliki kewenangan untuk :

• Menolak Pemberian Uang Muka: Bendahara berhak menolak memberikan uang muka baru jika pelaksana kegiatan yang bersangkutan masih memiliki "tunggakan" uang muka sebelumnya yang belum diselesaikan.
• Menagih: Bendahara memiliki kewajiban untuk melakukan penagihan secara aktif kepada pelaksana kegiatan yang telah melewati batas waktu pertanggungjawaban.
• Validasi Bukti: Bendahara berhak menolak bukti pengeluaran yang tidak sesuai standar perpajakan atau tidak sesuai dengan rincian kegiatan pada SPBy.

Salah satu titik kritis pada pemberian uang muka adalah keterlambatan pertanggungjawaban uang muka. Regulasi mengatur secara tegas jangka waktu pelaksana kegiatan wajib mempertanggungjawabkan uang muka kepada Bendahara Pengeluaran paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah kegiatan selesai dilaksanakan. Pertanggungjawaban dilakukan dengan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran yang sah (nota, kuitansi, daftar nominatif) yang telah disetujui oleh PPK, dan jika terdapat sisa uang dari uang muka yang diberikan, pelaksana kegiatan wajib mengembalikannya kepada Bendahara secara tunai atau transfer bersamaan dengan penyerahan bukti.

Berdasarkan data audit Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), permasalahan uang muka sering kali muncul dalam bentuk:

• Transaksi Uang Muka yang "menggantung": Saldo uang muka yang sudah diberikan berbulan-bulan namun tidak kunjung dipertanggungjawabkan hingga akhir tahun anggaran.
• Bukti Fiktif: Penggunaan nota atau kuitansi yang tidak sesuai dengan kondisi riil di lapangan.
• Penggunaan untuk keperluan pribadi: Uang muka digunakan terlebih dahulu untuk kepentingan di luar dinas (penyalahgunaan wewenang).
• Saldo brankas: Pemberian uang muka tunai yang sangat besar mengakibatkan risiko keamanan pada brankas Bendahara atau risiko kehilangan saat dibawa oleh pelaksana kegiatan.

Untuk memitigasi risiko-risiko tersebut, Direktorat Jenderal Perbendaharaan mendorong transformasi digital dalam pelaksanaan anggaran, melalui :

• CMS (Cash Management System): Penyaluran uang muka disarankan dilakukan secara transfer agar jejak audit (audit trail) tercatat jelas di sistem bank.
• KKP (Kartu Kredit Pemerintah): Penggunaan KKP sangat disarankan untuk mengurangi pemberian uang muka secara tunai. Dengan KKP, pelaksana kegiatan melakukan transaksi terlebih dahulu, dan negara membayar tagihannya kemudian. Hal ini menghilangkan risiko "uang hilang" atau "kas menggantung".

Pengelolaan uang muka kerja menuntut integritas dari dua belah pihak, Bendahara sebagai pengelola dan Pelaksana Kegiatan sebagai pengguna. Kedisiplinan dalam mematuhi peraturan dan ketelitian dalam penatausahaan merupakan kunci utama untuk menghindari adanya penyelewengan dan tuntutan ganti rugi (TGR).